Trong quá trình đăng ký, tất cả các nhà nghiên cứu đều được nhóm điều phối viên của Giải thưởng Hạt Giống, phòng Kết Nối Khoa Học với Công Chúng, giúp họ đăng ký và thiết kế dự án. Những người được nhận tài trợ sẽ có buổi trao đổi với điều phối viên để lên kế hoạch thực hiện và đánh giá. 

Giải thưởng nhận đơn đăng ký hai lần một năm. Các đơn đăng ký sẽ do hội đồng bao gồm cả các chuyên gia kết nối công chúng đối tác của OUCRU, đánh giá theo các tiêu chí:

• Tính khả thi của dự án
• Chất lượng và kết quả của các hoạt động kết nối công chúng
• Mức độ phù hợp với các nghiên cứu của OUCRU
• Khả năng phát triển kỹ năng của các nhà nghiên cứu trong quá trình thực hiện dự án
• Tiềm năng lên kế hoạch và thực hiện các hoạt động kết nối công chúng trong nghiên cứu trong tương lai. 

Sau khi được nhận tài trợ, các nhà nghiên cứu cũng sẽ tham gia họp định kỳ hàng quý.

Cùng nhau, các nhà nghiên cứu sẽ thảo luận thêm xung quanh chủ đề kết nối công chúng, kỹ năng cần được đào tạo để thực hiện hoạt động kết nối công chúng, cũng như cách mà các hoạt động kết nối này mang lại lợi ích cho nghiên cứu, cách thành lập nhóm tư vấn cộng đồng, quy trình đánh giá dự án có sự tham gia của cộng đồng v.v.

Các buổi họp này đã mang lại cơ hội giao lưu quý giá cho các nhà nghiên cứu có chung mối quan tâm đến hoạt động kết nối công chúng.